Nowe regulacje dotyczące przejrzystości wynagrodzeń w Polsce są elementem wdrożenia Dyrektywy (UE) 2023/970 i wprost wprowadzają obowiązek raportowania różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn u większych pracodawców.
W praktyce to nie jest temat „dla HR-u”. To temat zarządczy: ryzyko prawne, ryzyko kosztowe, presja komunikacyjna na firmę i konieczność uporządkowania systemu wynagrodzeń tak, aby dało się go obronić obiektywnymi kryteriami.
Co to jest luka płacowa (w rozumieniu raportowania)
Luka płacowa to różnica w wynagrodzeniach między kobietami i mężczyznami, liczona w określonych przekrojach (nie tylko „średnia w firmie”). W raportowaniu chodzi o dane porównywalne i policzalne w spójnych kategoriach pracowników – tak, aby można było wykazać, gdzie różnice są uzasadnione, a gdzie mogą być sygnałem nierównego traktowania.
Kogo obejmuje obowiązek raportowania i od kiedy
Obowiązek raportowania dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób. Terminy wejścia w raportowanie są stopniowane wg wielkości firmy.
Najważniejsze daty z perspektywy planowania:
- firmy zatrudniające 250+ osób: pierwsze sprawozdanie do 7 czerwca 2027 r., dane za 2026 r., raportowanie co roku
- firmy 150–249: pierwsze sprawozdanie do 7 czerwca 2027 r., dane za 2026 r., raportowanie co 3 lata
- firmy 100–149: pierwsze sprawozdanie do 7 czerwca 2031 r., dane za 2030 r., raportowanie co 3 lata
- firmy poniżej 100: brak obowiązku (możliwość działań dobrowolnych)
Jakie dane trzeba raportować: zakres obowiązkowy
Z perspektywy HR kluczowe jest to, że raport nie kończy się na „jednym wskaźniku”. Zakres obejmuje kilka miar i kilka przekrojów.
Wymagane elementy raportowania obejmują:
- średnią lukę płacową ze względu na płeć
- medianową lukę płacową osobno dla:
- wynagrodzenia zasadniczego (miesięcznego/ godzinowego)
- składników zmiennych (premie, dodatki, prowizje)
- odsetek kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki zmienne
- udział kobiet i mężczyzn w kwartylach wynagrodzenia
- lukę płacową w każdej kategorii pracowników – z podziałem na płeć, rodzaj wynagrodzenia i składniki zmienne.
To oznacza, że „kategoria pracowników” staje się centralnym pojęciem wdrożenia – bez sensownej segmentacji (job architecture) raport będzie trudny do zrobienia, a jeszcze trudniejszy do obrony merytorycznie.
Jak liczy się lukę płacową wg standardu UE (Gender Pay Gap)
Wzór jest zawsze taki sam:
Luka płacowa (%)= (śr. wynagrodzenie mężczyzn – śr. wynagrodzenie kobiet)/ śr. wynagrodzenie mężczyzn ×100%
Przykład:
Średnie wynagrodzenie mężczyzn = 8300 PLN
Średnie wynagrodzenie kobiet = 7200 PLN
Luka płacowa = (8300–7200)/8300×100%= 1100/8300×100% = 13,25%
Wynik:
Luka płacowa = 13,25% na niekorzyść kobiet
—
—
Kiedy wchodzi obowiązek wspólnej oceny wynagrodzeń (największe „ryzyko projektu”)
Jeżeli raport wykaże lukę płacową co najmniej 5% w jakiejkolwiek kategorii pracowników i pracodawca nie wykaże obiektywnego, neutralnego płciowo uzasadnienia, a dodatkowo nie podejmie działań korygujących w ciągu 6 miesięcy od złożenia raportu, powstaje obowiązek przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników.
W praktyce to punkt, który wymusza przygotowanie się wcześniej: firma musi mieć „język” i narzędzia do uzasadniania różnic (np. poziomy stanowisk, wymagania, zakres odpowiedzialności, kompetencje, wyniki, warunki pracy) – a nie tylko historię indywidualnych negocjacji płacowych.
Inne obowiązki, które dotykają rekrutacji i polityk wewnętrznych
Poza samym raportowaniem, dyrektywa i jej wdrożenie oznaczają też zmiany procesowe i dokumentacyjne, m.in.: zakaz klauzul poufności wynagrodzenia w umowach o pracę, obowiązek informowania kandydatów o widełkach na etapie rekrutacji, przekazywanie danych o wynagrodzeniach pracownikom i ich przedstawicielom oraz upublicznienie części danych.
Konsekwencje braku zgodności
Ryzyka są zarówno formalne, jak i „miękkie” (wizerunkowe i retencyjne). Wskazywane konsekwencje to m.in. naruszenie przepisów o równym traktowaniu, możliwość wszczęcia postępowania przez PIP lub sąd, ryzyko grzywny do 30 000 zł i zwiększone ryzyko roszczeń pracowniczych.
Co zrobić teraz: rekomendowany plan przygotowania w firmie
Jeśli chcesz podejść do tematu jak do projektu zarządczego, to sensowna sekwencja wygląda tak:
- uporządkować architekturę stanowisk i kategorie pracowników (spójne grupy porównawcze)
- ujednolicić definicje składników wynagrodzenia: co jest podstawą, co zmienną, co dodatkiem, jak to raportujemy w danych
- przejrzeć politykę wynagrodzeń pod kątem obiektywnych kryteriów różnicowania płac (żeby dało się je obronić jako neutralne płciowo)
- wykonać analizę „na sucho” (próbną) na danych historycznych: średnia/mediana, kwartyle, udział w zmiennych, luki w kategoriach
- przygotować gotowy wariant działań korygujących i komunikacji na wypadek wykrycia luki ≥5% bez uzasadnienia (żeby nie wejść w tryb gaszenia pożaru po raporcie)
Jeśli chcesz przygotować się do nowych obowiązków raportowania i mieć pewność zgodności z Dyrektywą UE 2023/970, zapraszamy do kontaktu: